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    OA辦公系統

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    如何利用OA系統實現項目管理

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       辦公自動化(Office Automation,簡稱OA),是將計算機、通信等現代化技術運用到傳統辦公方式,進而形成的一種新型辦公方式。辦公自動化利用現代化設備和信息化技術,代替辦公人員傳統的部分手動或重復性業務活動,優質而高效地處理辦公事務和業務信息,實現對信息資源的高效利用,進而達到提高生產率、輔助決策的目的,最大限度地提高工作效率和質量、改善工作環境。

      一、OA系統項目管理系統的區別

      隨著計算機技術、網絡技術和通信技術的發展和應用,企業信息化已成為品牌實現可持續化發展和提高市場競爭力的重要保障。

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      1、目標側重點不一樣

      OA系統主要面向企業的日常運營和管理,側重目標是幫助企業提高辦公效率,實現企業的無紙化辦公;通常情況下,企業的所有員工都可以使用OA系統。而項目管理系統主要面向企業的項目管理,側重目標是在有限的資源約束下,運用系統的觀點、方法和理論,對項目涉及的全部工作進行有效地管理,為企業創造新的價值增長點;一般是項目管理者和項目參與人員使用的系統。

      2、系統功能不同

      目前市場上的OA系統,一般包括任務協作、審批流程管理、費用報銷、考勤管理、辦公用品管理、個人日程、工作報告、通知公告等功能,這些功能都是工具型的協作功能,沒有特定的業務邏輯。

      項目管理系統則不同,項目管理系統一般都是基于一套成熟的管理理論來研發的,目前比較主流的項目管理理論有“項目管理知識體系指南(PMBOK指南)”和“受控環境下的項目管理(PRINCEII)”。市面上大部分項目管理系統都是基于PMBOK理論研發的,它涵蓋了項目啟動、規劃、執行、監控和收尾五大過程的管理,包含了項目立項管理、計劃管理、進度管理、成本管理、質量管理、采購管理、風險管理等有特定業務邏輯的功能。和OA系統相比,項目管理系統更面向特定的使用人群,功能也更專業。

      3、使用系統的投入不一樣

      對大多數企業來講,OA系統的普及度較高,價格比較低廉,企業決策成本較低,系統推行起來比較快,易于操作,一般不用進行專業的培訓。而項目管理系統在推行前則需要進行一定的普及教育、需求梳理以及必要的培訓才能使用。

      二、如何利用OA系統實現項目管理

      企業辦公中,有大量事項需要跨部門協作,并且需要較長一段時間才能完成,此類事項多采用項目管理的方式進行,因項目的周期長、涉及到的人員多、而且所涉及到的事項和管理內容繁雜,故而工作效率一般不高。借助信息化的方式,工作效率會有很大提升,泛普軟件OA系統能夠幫助企業進行項目管理。

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      1、項目權限控制

      OA系統支持項目負責人具有配置項目的權限,相關人員只有查看項目信息的權限。

      2、項目進度管理

      泛普軟件OA系統可以對整個項目的工作時間、人員安排進行全面分析,實現對項目進度的監控,幫助項目組 成員,找出影響項目進度的因素以及時進行調整。

      3、項目文檔

      泛普軟件OA系統能夠對企業創建的所有項目,進行有序的分類管理, 讓企業員工一目了然地看到企業目前所存在的項目, 也讓項目管理者的項目控制工作更加輕松。

      4、項目協作

      OA系統的協同性可保證在項目的進展過程中,各個合作伙伴保持即時的、緊密的聯系,包括項目任務的分派和協作、知識信息的共享、網絡會議和即時通信的利用等。

      OA系統能夠對業務流程進行全程管控、對項目信息進行全方位跟進、對項目執行情況進行綜合查詢、對項目進度進行跟進督辦,進而真正提高工作效率與執行力度。

    發布:2022-06-07 16:58    編輯:泛普軟件 · fuhuachao    [打印此頁]    [關閉]

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