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    會議管理

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       一、國內80%的企業在會議管理中遇到的問題

      1、在傳統的辦公模式下,召開會議之前都是會議申請人提前到各個會議室去查看會議室的容納人數以及會議室的資源配置情況,然后再確定選擇哪個,十分麻煩。

      2、很多企業中要開會之前都是通過QQ、微信等軟件發消息通知與會人員,消息一多,就可能漏掉,而且由于沒有詳細的會議登記,以后想看某個主題相關的會議是否召開,都找不到依據。

      3、部分企業在開會之前沒有提前進行會議室預約安排,到了時間后卻發現已經被其他人占用,又需要臨時更換會議室,臨時通知與會人員,非常不方便。

      4、一般會議的召開只是一部分與會人員參加,作為公司的最高領導不能做到每一次會議都到場,也不必每個會議都到場,這樣下來,領導也就很難了解公司所有的會議召開情況,不便于對各部門工作進行監管。

      5、會議紀要一般是紀要員在本子上進行記錄,然后整理后打印出來依次分發給相關人員,這樣不但浪費紙張成本,并且效率還十分低。

    會議管理.png

      二、系統中會議管理的管控點及作用

      1、在系統中可以對會議室進行管理,包括每個會議室的規模大小、會議室地址、資源配置等情況,方便各部門人員隨時查看,更加方便會議安排工作。

      2、在系統中,開會之前申請會議的人員填寫新增會議單據,選擇好與會人員,各與會人員即可在自己的系統中看到什么時候需要召開那些會議,并且系統還會根據單據上的會議開始時間和當前時間對比,自動顯示會議狀態,方便提前做好會議準備,不再擔心錯過任何一個會議。

      3、系統能將企業內部各部門人員都集中到一個平臺上來,實現信息共享,比如當財務部需要召開會議時,就通過新增會議單據確定某個會議室使用時間,然后當項目部需要召開會議的時候,可以先查看需用的會議時在需用時間內是否被占用,從而決定選擇哪個會議室,避免臨時調換的麻煩。

      4、系統提供會議一覽表,是對公司所有會議的展示,一般是給企業的最高領導設置的權限,并且在列表中還可以點擊會議主題,實現快速聯查會議詳情,方便領導及時監管各部門工作情況。

      5、在系統中,會議紀要員整理好會議紀要后直接在系統中填單,可以直接選擇新增會議中對應的會議進行填寫,避免因紀要員主觀填寫導致的會議名稱不一致的情況。在填寫完會議紀要后,選擇共享給誰,一鍵保存后,系統自動將紀要內容傳遞到相關人員的電腦中,方便高效。

      三、系統中的會議管理單據及列表

      在泛普企業管理系統中,通過會議室、新增會議、我的會議、會議一覽、會議紀要單據和列表來實現全方位的會議管理。下面是對應單據、列表的行業樣張展示:

      1、會議室

    會議室
    會議室列表

      2、新增會議

    新增會議
    新增會議列表

      3、我的會議

    我的會議

      4、會議一覽

    會議一覽

      5、會議紀要

    會議紀要
    會議紀要列表
    發布:2007-02-11 18:09    來源:泛普軟件    [打印此頁]    [關閉]
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