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在工程企業中，存在給內部的部門或者員工發放備用金用于零星采購、出差、零星開支等的情況，這時候，泛普工程企業管理系統提供備用金發放功能來進行管理。
一、在工程企業中備用金發放管理存在的問題
1、部分企業對備用金借出環節把關不嚴格，存在“小事借巨款”、“私事用公款”等現象，個別企業業務人員故意漏寫用途或者將用途寫的含糊不清，以便日后報銷的時候“渾水摸魚”。
2、對備用金的發放環節缺乏嚴格的審核監督體制，部分企業中存在僅僅由財務領導說了算的情況，或者多頭審批現象。
3、部分財務人員業務素質偏低，在備用金報賬的時候對不按規定使用備用金的情況也不嚴格管理，草率清賬了事。
4、對備用金借出業務的記錄不規范，以后出現問題想查賬時都非常不方便。
二、系統中備用金發放的管控點及作用
1、嚴格統計每一次備用金借出的原因，詳細記錄原因，避免出現“小事借巨款”、公款私用的情況。
2、在備用金發放表單中，可以對本年累計領取的金額進行統計，方便財務人員及時看到該人員或者部門的備用金領用情況，從而更好的控制本次備用金發放的金額。
3、對單據設置多級審批流，備用金的發放由財務人員進行辦理，在表單中記錄經辦人的名字，辦理之后提交給財務部領導、成控部領導、公司領導等進行審核，各部門之間互相牽制，互相協作，保證備用金發放合理。
4、需要領用備用金的部門或者員工可以提供相關資料文件交由財務人員查看，核準其真實性，然后辦理備用金發放，在系統中，可以將這些資料文件上傳到附件中進行保管，方便其他部門對備用金發放合理性的監督。
5、系統通過標準化的表單格式，實現對備用金發放業務的規范化管理，方便日常查賬。
三、泛普軟件中的備用金發放單據
在泛普工程企業管理系統中，由財務人員填寫此單據。
1、基本信息
備用金發放單據主要包含領用日期、領用人、領用部門、本年領取金額、金額、項目、經辦人、賬戶信息、用途等內容。
2、附件上傳
支持附件上傳，可以將備用金領用人提供的一些備用金使用證明文件上傳到附件中，支持txt、pdf、office文件以及各類圖片格式等上傳。
3、單據審批
支持對備用金發放進行多級審批，首先由填寫單據的人員提交審批，然后根據公司的具體情況，分別由財務部領導、項目部領導、公司領導等進行審核，還可以查看完整的審批流過程。
四、泛普軟件中的備用金發放列表
備用金發放列表主要顯示所有的備用金發放單據。
1、在列表中支持多種自定義查詢條件，可以按照領用人、部門、項目、領用日期等進行查詢;支持模糊查詢，只需要通過關鍵字進行查詢即可;支持將常用查詢條件進行保存。
2、能將查詢出來的列表導出成Excel格式，在Excel表中進行多樣化編輯處理。
3、也能將查詢出來的列表直接打印出來進行裝訂封存。
4、可以點擊表體中的藍色字體鏈接到原表單中查看詳細信息，提高查詢效率。
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